Trong quá trình học tập và làm việc tại Nhật, đặc biệt khi cần làm thủ tục liên quan đến visa, nhiều bạn có thể gặp khó khăn trong việc xin cấp lại các giấy tờ thuế từ nơi ở cũ, nhất là khi đã chuyển nhà xa. Hôm nay, FSO sẽ hướng dẫn chi tiết cách đăng ký nhận lại giấy tờ thuế qua đường bưu điện mà không cần đến trực tiếp văn phòng quận/huyện.
1. Các giấy tờ cần chuẩn bị
Thường gồm 4 loại giấy tờ chính sau:
a. 申請書 – Mẫu đơn xin cấp giấy tờ
Bạn có thể tải mẫu đơn trên trang web của quận/thành phố nơi bạn đang hoặc đã từng sinh sống.
Ví dụ: Nếu bạn sống ở Nakano-ku, Tokyo và muốn xin cấp giấy 納税証明書 (Chứng nhận nộp thuế) qua bưu điện, chỉ cần tìm kiếm trên Google với từ khóa: “中野区 納税証明書 郵送”
Bạn sẽ tìm thấy hướng dẫn và mẫu đơn tương ứng từ trang web của quận Nakano. Các khu vực khác có thể tìm kiếm theo phương pháp tương tự.
Ảnh minh hoạ: Mẫu đơn xin cấp giấy tờ của quận Nakano-ku.
Nguồn ảnh: https://www.city.tokyo-nakano.lg.jp/dept/216500/d007155.html
* Chú thích:
1. Ngày làm đơn
2. Địa chỉ bạn sinh sống vào ngày 1/1 của năm muốn xin giấy tờ
3. Địa chỉ hiện tại sau khi đã chuyển đi (nếu có nhiều địa chỉ trước đây, hãy liệt kê đầy đủ)
4. Họ tên và phiên âm tiếng Nhật
5. Ngày tháng năm sinh
6. Loại giấy tờ cần xin cấp
7. Mục đích sử dụng
b. 本人確認書類の写し – Bản photo giấy tờ chứng minh nhân thân
Tùy theo từng khu vực, có thể yêu cầu giấy tờ tùy thân khác nhau. Thông thường, bạn chỉ cần nộp một trong các loại giấy tờ sau:
– Thẻ ngoại kiều (在留カード) – Photo cả 2 mặt
– Giấy phép lái xe Nhật Bản (運転免許証)
– Thẻ bảo hiểm (保険証)
c. 手数料 – Tiền phí
Mức phí tùy thuộc vào quy định từng quận/thành phố.
Không gửi tiền mặt qua bưu điện! Bạn cần mua 定額小為替 (ていがくこがわせ) – một loại phiếu thanh toán có giá trị tương đương, được bán tại bưu điện.
Cách mua 定額小為替:
- Hỏi nhân viên bưu điện về mức phí cho loại giấy tờ bạn xin cấp.
- Nhân viên sẽ giúp bạn tính tổng số tiền cần thanh toán.
Ảnh minh hoạ 定額小為替:
Nguồn ảnh: https://www.e-koseki.com/faq/0505.shtml
d. 返信用封筒 – Phong bì gửi trả giấy tờ
Chuẩn bị một phong bì ghi rõ địa chỉ nhận và tên người nhận.
Dán sẵn tem 110 yên để quận gửi lại giấy tờ cho bạn.
Lưu ý:
Tất cả giấy tờ trên cho vào phong bì, ghi địa chỉ của văn phòng quận/huyện nơi bạn cần gửi, sau đó mang ra bưu điện gửi đi.
2. Những điểm cần chú ý
– Thời gian xử lý: Mất khoảng 3 – 10 ngày (tùy từng khu vực). Nếu cần gấp, hãy sử dụng dịch vụ chuyển phát nhanh (速達) hoặc đến trực tiếp.
– Không viết gì lên 定額小為替 trước khi gửi.
– Xác định đúng địa chỉ vào ngày 1/1 của năm bạn xin giấy tờ:
Ví dụ:
- Nếu xin giấy thuế năm 2024 (2024年度), bạn cần kiểm tra địa chỉ vào ngày 1/1/2024 để gửi yêu cầu đến đúng quận.
Nếu ngày 1/1/2024 bạn sống ở Nakano-ku, dù hiện tại bạn ở Itabashi-ku, bạn vẫn phải gửi đơn đến quận Nakano để xin giấy tờ. - Khi xin giấy thuế của 2024年度, thì phải xem địa chỉ ngày 1/1/2014 ở quận nào thì nộp yêu cầu đến Uỷ ban quận đó. Từ tháng 6 năm 2024 bạn có thể xin giấy 2024年度の納税証明書, và giả sử thời điểm đó bạn đang sống ở Itabashi-ku. Tuy nhiên nếu vào thời điểm ngày 1/1/2024 địa chỉ của bạn sống không phải Itabashi-ku mà là Nakano-ku thì bạn phải nộp yêu cầu về Uỷ ban của quận Nakano để lấy được giấy tờ trên. Còn nếu ngày 1/1/2014 địa chỉ của bạn đã ở Itabashi-ku thì bạn chỉ cần nộp yêu cầu về Uỷ ban của quận Itabashi là được.
3. Tổng kết
Việc xin giấy tờ thuế như 納税証明書 (Chứng nhận nộp thuế) hay 住民票 (Giấy chứng nhận cư trú) qua bưu điện tiết kiệm thời gian và tiện lợi nếu bạn ở xa hoặc không thể đến trực tiếp văn phòng quận.
- Hầu hết các loại giấy tờ hành chính đều có quy trình tương tự.
- Khi xin giấy tờ của năm cũ, hãy kiểm tra địa chỉ ngày 1/1 của năm đó để gửi yêu cầu đúng nơi.
Hy vọng hướng dẫn này sẽ giúp bạn dễ dàng hoàn thành thủ tục mà không gặp khó khăn!
