Để đạt mức doanh thu tăng trưởng nhanh chóng, các doanh nghiệp cần liên tục cải tiến để có thể đáp ứng mong đợi của khách hàng. Cũng bởi vậy mà phương pháp Kaizen ra đời. Vậy phương pháp Kaizen là gì và những lợi ích của Kaizen mang lại ra sao? Bài viết dưới đây chính là câu trả lời dành cho bạn.
1. Kaizen là gì?
Kaizen là một thuật ngữ tiếng Nhật có nghĩa là “thay đổi để tốt hơn” hoặc “cải tiến liên tục.” Đó là triết lý kinh doanh của Nhật Bản liên quan đến các quy trình liên tục cải tiến hoạt động và có sự tham gia của tất cả nhân viên. Kaizen coi việc cải thiện năng suất là một quá trình dần dần và có phương pháp.
Khái niệm về Kaizen bao gồm một loạt các ý tưởng. Nó liên quan đến việc làm cho môi trường làm việc hiệu quả và hiệu quả hơn, bằng cách tạo ra bầu không khí nhóm, cải thiện các thủ tục hàng ngày, đảm bảo sự tham gia của tất cả nhân viên và giúp cho công việc hoàn thành nhanh hơn, ít mệt mỏi hơn và an toàn hơn.
Kaizen là một triết lý kinh doanh của Nhật Bản tập trung vào việc từng bước nâng cao năng suất bằng cách thu hút sự tham gia của tất cả nhân viên và bằng cách làm cho môi trường làm việc hiệu quả hơn.
Kaizen được dịch là “thay đổi để tốt hơn” hoặc “cải tiến liên tục.” Những thay đổi nhỏ được sử dụng trong Kaizen có thể liên quan đến kiểm soát chất lượng, giao hàng đúng lúc, công việc được tiêu chuẩn hóa, sử dụng thiết bị hiệu quả và loại bỏ lãng phí.
Bất kỳ nhân viên nào cũng có thể thay đổi bất cứ lúc nào và không nhất thiết phải diễn ra từ từ, mặc dù Kaizen nhận ra rằng những thay đổi nhỏ hiện tại có thể có tác động lớn trong tương lai.
2. Phương pháp Kaizen là gì?
Một số mục tiêu chính của triết lý Kaizen bao gồm kiểm soát chất lượng, giao hàng đúng lúc, công việc được tiêu chuẩn hóa, sử dụng thiết bị hiệu quả và loại bỏ lãng phí. Mục tiêu chung của Kaizen là thực hiện những thay đổi nhỏ trong một khoảng thời gian để tạo ra những cải tiến. Điều đó không có nghĩa là các thay đổi diễn ra từ từ; nó chỉ đơn giản là những thay đổi nhỏ hiện tại có thể có tác động rất lớn trong tương lai. Sự cải tiến có thể đến từ bất kỳ nhân viên nào vào bất kỳ lúc nào. Mọi người đều có một phần đóng góp vào sự thành công của công ty, do đó, tất cả mọi người nên cố gắng mọi lúc, giúp việc kinh doanh trở nên tốt hơn.
Nhiều công ty đã áp dụng phương pháp Kaizen. Đáng chú ý nhất là Toyota, tập đoàn này áp dụng phương pháp Kaizen trong tổ chức của mình và coi đó là một trong những giá trị cốt lõi. Trong hệ thống sản xuất, Toyota khuyến khích và trao quyền cho tất cả nhân viên để tìm ra những điểm cần cải tiến và tạo ra các giải pháp khả thi.
Yêu cầu đối với Kaizen
Các ý tưởng truyền thống của Nhật Bản về Kaizen tuân theo năm nguyên lý cơ bản: Làm việc theo nhóm, kỷ luật cá nhân, cải thiện tinh thần, phẩm chất và đề xuất để cải thiện. Năm nguyên lý này dẫn đến ba kết quả chính: loại bỏ lãng phí, quản lý tốt và tiêu chuẩn hóa. Lý tưởng nhất, bạn cần làm thế nào để phương pháp Kaizen trở nên ăn sâu vào văn hóa công ty đến mức trở thành điều tự nhiên đối với nhân viên.
Kaizen cho rằng không có kết thúc hoàn hảo và mọi thứ đều có thể được cải thiện. Con người phải cố gắng tiến hóa và đổi mới không ngừng. Nguyên tắc cơ bản của Kaizen là những người thực hiện nhiệm vụ hiệu quả là những người hiểu biết nhất về nhiệm vụ / hoạt động đó.
Làm việc theo nhóm là cốt lõi của Kaizen, do đó các cuộc họp nhóm thường xuyên được diễn ra để thảo luận về các cải tiến cho công việc.
Kaizen và chu trình PDCA
Các cải tiến thường tuân theo định dạng chu trình PDCA, viết tắt của “plan-do-check-action”. Phần “kế hoạch” bao gồm việc vạch ra các thay đổi để mọi người biết điều gì sẽ xảy ra khi các nhóm cố gắng giải quyết một vấn đề. “Do” có nghĩa là thực hiện giải pháp tốt nhất cho vấn đề. Bước “kiểm tra” bao gồm việc đánh giá giải pháp cho vấn đề để xem nó có hiệu quả hay không.
Khi một công ty thực hiện giai đoạn “hành động”, nó sẽ xác định xem giải pháp có nên trở thành tiêu chuẩn của công ty hay không hoặc liệu nó có cần thay đổi thêm hay không. Nếu các nhà quản lý quyết định thực hiện nhiều thay đổi hơn, kaizen sẽ quay lại bước kế hoạch và quá trình bắt đầu lại.
3. Kaizen 5s là gì?
5S xuất hiện dưới cái tên sản xuất tinh gọn – nó là một công cụ đơn giản nhằm mục đích loại bỏ lãng phí trong một hoạt động sản xuất. Mỗi chữ “s” là viết tắt của một từ tiếng Nhật, khi được phiên âm sang chữ viết La Mã, cũng bắt đầu bằng chữ “s”. Năm bước như sau:
Seiri – sắp xếp
Seiton – làm thẳng / sắp xếp theo thứ tự
Seiso – tỏa sáng
Seiketsu – tiêu chuẩn hóa
Shitsuke – duy trì
Viện Kaizen, một đơn vị tư vấn về quản lý tinh gọn, trình bày như sau:
Sắp xếp – sắp xếp và tách biệt những thứ cần thiết và không cần thiết trong khu vực.
Sắp xếp theo trật tự – sắp xếp các vật dụng cần thiết sao cho chúng nằm ở vị trí mà ta có thể dễ dàng sử dụng. Xác định rõ ràng vị trí cho tất cả các vật phẩm để bất kỳ ai cũng có thể tìm thấy chúng và trả lại chúng sau khi sử dụng.
Tỏa sáng – làm sạch nơi làm việc và thiết bị một cách thường xuyên, để duy trì sự sạch sẽ cho không gian làm việc.
Chuẩn hóa – thường xuyên truy cập lại ba 5S đầu tiên và xác nhận tình trạng của Gemba (sàn nhà máy) bằng cách sử dụng các quy trình tiêu chuẩn.
Duy trì – tuân thủ các quy tắc để duy trì tiêu chuẩn và tiếp tục cải thiện mỗi ngày.
Khi đã đạt được bước năm, quy trình bắt đầu lại một cách hiệu quả, do đó dẫn đến cải tiến liên tục.
4. Các lợi ích của phương pháp Kaizen
4.1. Mục tiêu xứng đáng
Kaizen là một phương pháp cải tiến không chỉ mang lại lợi ích cho doanh nghiệp mà còn cho nhân viên, khách hàng và tổ chức nói chung. Lý thuyết quản lý này có thể áp dụng cho hầu hết các loại hình doanh nghiệp. Kaizen ghi nhận và khen thưởng những nỗ lực của nhân viên. Bằng cách đó, phương pháp này mang lại cho họ cảm giác có giá trị trong tổ chức.
4.2. Cải thiện tinh thần đồng đội
Một trong những lợi thế của kaizen chính là cải thiện tinh thần đồng đội. Phương pháp này giúp thúc đẩy tinh thần đồng đội bởi nó mang lại lợi ích cho tất cả mọi người. Khi tất cả các thành viên kaizen giải quyết các vấn đề cùng nhau, họ phát triển mối quan hệ và từ đó xây dựng tinh thần đồng đội. Do đó, nhân viên có thể làm việc với một quan điểm mới mẻ, một tâm trí không thiên vị và không có định kiến.
Ngoài ra, làm việc theo nhóm giúp xây dựng sự hợp tác giữa các phòng ban. Điều này cho phép các nhân viên có kinh nghiệm khác nhau học hỏi lẫn nhau và cùng nhau giải quyết các vấn đề. Do đó, một trong những lợi thế kaizen là giúp cải thiện tinh thần đồng đội và sự hợp tác giữa các nhân viên.
4.3. Kaizen xây dựng kỹ năng lãnh đạo
Mỗi đội kaizen phải có một trưởng nhóm. Trưởng nhóm chịu trách nhiệm tổ chức nhóm kaizen và phối hợp thực hiện. Trưởng nhóm kaizen đảm bảo rằng mọi người đang thực hiện tốt vai trò của mình. Trưởng nhóm cũng chịu trách nhiệm tìm kiếm sự trợ giúp khi cần thêm các nguồn lực khác. Tuy nhiên, không nhất thiết phải ở vai trò quản lý để đủ điều kiện làm trưởng nhóm. Do đó, một lợi thế khác của Kaizen là nó tạo cơ hội cho nhân viên đảm nhận vai trò lãnh đạo.
4.4. Cải thiện hiệu suất làm việc
Một lợi thế lớn của kaizen là hiệu suất làm việc được cải thiện. Phương pháp Kaizen giúp thúc đẩy chất lượng dịch vụ, cải tiến quy trình, nâng cao hiệu quả. Ví dụ, Công ty Sản xuất Toyota sử dụng kaizen trong quá trình sản xuất của mình. Trước hết, họ triển khai chương trình đào tạo nhân viên của mình về cách lắp ráp một chiếc ô tô. Sau đó, nhờ sự rèn luyện lặp đi lặp lại, những người công nhân của Toyota đạt được kết quả chính xác gần như tuyệt đối. Ngoài ra, để đạt được đỉnh cao về hiệu suất, công ty đã quyết định loại bỏ nhưng công nhân làm việc không đạt hiệu suất làm việc như yêu cầu. Bằng cách đó, Toyota Manufacturing có thể giảm thiểu sai sót và tối đa hóa năng suất.
4.5. Kaizen giảm thiểu lãng phí trong quy trình kinh doanh
Đây là một lợi thế lớn khác của kaizen. Giảm thiểu sự lãng phí là trách nhiệm của tất cả các thành viên trong công ty. Do đó, ban lãnh đạo và nhân viên có trách nhiệm xác định sự lãng phí ở đâu trong quá trình kinh doanh. Bằng cách thực hiện các thay đổi liên tục, họ có thể xác định nguyên nhân gốc rễ của sự lãng phí và khắc phục chúng. Hơn nữa, các nguồn lực được sử dụng một cách thận trọng hơn và việc kinh doanh trở nên hiệu quả hơn.
Ví dụ về Kaizen
Toyota được cho là nổi tiếng nhất với việc sử dụng Kaizen, nhưng các công ty khác đã sử dụng thành công phương pháp này. Dưới đây là ba ví dụ:
Lockheed Martin: Công ty hàng không vũ trụ này nổi tiếng về việc sử dụng phương pháp Kaizen rất hiệu quả trong việc giảm chi phí sản xuất, hàng tồn kho và thời gian giao hàng.
Công ty ô tô Ford: Khi Alan Mulally trở thành Giám đốc điều hành của Ford vào năm 2006, nhà sản xuất ô tô này đã đứng trước bờ vực phá sản. Các nhà lãnh đạo đã sử dụng Kaizen để thực hiện một trong những sự thay đổi doanh nghiệp nổi tiếng nhất trong lịch sử.
Pixar Animation Studios. Pixar đã áp dụng mô hình cải tiến liên tục để giảm rủi ro hỏng hóc phim tốn kém bằng cách sử dụng các quy trình kiểm tra chất lượng và lặp đi lặp lại.
Phương pháp Kaizen giúp doanh nghiệp gặt hái được những thành công rực rỡ. Không có doanh nghiệp nào phát triển nhanh chóng chỉ trong một sớm một chiều và đòi hỏi phải cải tiến liên tục và thực hiện các thay đổi ngay khi cần thiết. Sử dụng phương này không những giúp cho công ty ngày càng được cải tiến hơn mà còn thúc đẩy tinh thần làm việc của nhân viên.
Hy vọng bài viết này đã cung cấp đến bạn những thông tin bổ ích về phương pháp Kaizen và những lợi ích mà nó mang lại, đừng quên ghé thăm mục Blog của Sapo để cập nhật thường xuyên các thông tin hữu ích nhé!
