Người Nhật luôn đề cao văn hóa ứng xử, ngay cả đối với một cử chỉ đơn giản như trao – nhận danh thiếp. Trên thực tế, nhiều công ty tổ chức đào tạo cách trao – nhận danh thiếp cho nhân viên mới để đảm bảo họ sẽ không làm ảnh hưởng đến hình ảnh công ty trong mắt đối tác và khách hàng. Nếu bạn có ý định làm việc tại Nhật Bản, bài viết này sẽ hướng dẫn bạn những mẹo và thủ thuật mà bạn nhất định phải biết xung quanh chuyện trao đổi danh thiếp của người Nhật. Sau khi đọc và áp dụng, bạn chắc chắn sẽ gây ấn tượng với khách hàng và đồng nghiệp tương lai, và có nhiều cơ hội thăng tiến trong công việc!
Quy tắc trao – nhận danh thiếp ở Nhật Bản
◆Thời gian trao đổi
Khi gặp và chào hỏi ai đó lần đầu tiên, người Nhật sẽ trao đổi danh thiếp với nhau. Trước khi đi đến bất kỳ cuộc họp nào, hãy kiểm tra kỹ xem bạn có chuẩn bị đủ số lượng danh thiếp cùng với hộp đựng danh thiếp chuyên dụng hay chưa và lên tinh thần cho việc trao đổi danh thiếp với người mà bạn sẽ gặp.
◆Ai nên là người đưa danh thiếp trước?
Thông thường, người trong vai trò khách tới thăm hoặc người được trả tiền sẽ trao danh thiếp trước. Tuy nhiên, trong trường hợp người trong vai trò khách tới thăm lại là người có vị thế cao hơn, thì người chủ nhà tiếp đón sẽ phải trao danh thiếp của mình trước. Tóm lại, thứ tự trao – nhận sẽ tùy từng tình huống. Nếu đối phương là người có vị thế cao hơn, nhưng họ lại chủ động trao danh thiếp cho bạn trước, thì hãy nói “moushi okuremashita” (Xin lỗi vì sự chậm trễ) để giữ ấn tượng tốt.
*Trong văn hóa công sở ở Nhật Bản, người trả tiền (khách hàng) luôn có vị thế cao hơn người được trả tiền (người cung cấp sản phẩm/dịch vụ), bất kể địa vị xã hội và độ tuổi.
◆ Thứ tự trao – nhận khi có nhiều người
Khi có nhiều người cùng lúc, cuộc trao đổi nên bắt đầu bằng việc thành viên cao cấp nhất của bên chủ nhà trao đổi danh thiếp với thành viên cao cấp nhất của bên đối tác. Cứ như thế, lần lượt từng người sẽ trao đổi danh thiếp theo thứ tự cấp bậc giảm dần.
Ví dụ:
Phía công ty chủ nhà có: Tôi, quản lý, quản lý cấp cao
Phía đối tác có: Người phụ trách, người giám sát
Thứ tự trao đổi đúng sẽ là:
Quản lý cấp cao ← → Người giám sát
Quản lý cấp cao ← → Người phụ trách
Quản lý ← → Người giám sát
Quản lý ← → Người phụ trách
Tôi ← → Người giám sát
Tôi ← → Người phụ trách
◆ Quy tắc trao – nhận
- Dù trước đó đã ngồi xuống ghế, bạn vẫn phải đứng lên để trao – nhận danh thiếp và không đưa danh thiếp từ phía bên này sang bên kia bàn.
- Đặt số lượng danh thiếp cần thiết lên hộp đựng, dùng hai tay nắm lấy hai bên mép của tấm danh thiếp sao cho không che mất logo/tên công ty.
- Đảm bảo danh thiếp hướng về phía người nhận (nghĩa là đưa danh thiếp xuôi theo chiều đọc của người nhận).
- Trong quá trình trao đổi danh thiếp, bạn nên đặt tay trước ngực và để danh thiếp của bạn thấp hơn danh thiếp của đối tác một chút để thể hiện sự tôn trọng. Vừa đưa vừa giới thiệu công ty, bộ phận và tên của bạn, và kết thúc bằng câu “Yoroshiku onegaishimasu” (Rất hân hạnh được gặp bạn).
- Nhận danh thiếp của đối tác bằng tay trái và cẩn thận để tay bạn không che logo và tên công ty của họ. Khi bạn nhận tấm thiếp, hãy nói “Choudai itashimasu” (tôi xin nhận).
- Sau khi nhận được danh thiếp, hãy nghiên cứu kỹ tên và thông tin được ghi trên danh thiếp. Nếu bạn không thể đọc được tên của đối tác, hãy cố gắng hỏi lại một cách lịch sự, ví dụ: “Suteki na onamae desune. Nanto oyomisureba yoroshii deshouka? ” (Tên của bạn đẹp quá! Không biết tôi nên đọc tên bạn như thế nào?).
◆Cách sắp xếp danh thiếp đã nhận
- Nếu bạn chỉ trao đổi danh thiếp với một người, hãy đặt danh thiếp của họ lên trên hộp đựng danh thiếp của bạn (như hình bên dưới). Không đặt trực tiếp danh thiếp lên mặt bàn.
- Nếu bạn đang trao đổi danh thiếp với nhiều người, hãy đặt danh thiếp của người có chức vụ cao nhất lên hộp đựng danh thiếp của bạn và đặt danh thiếp của những người còn lại trên mặt bàn.
- Nếu có nhiều người ở đó, bạn không cần đặt danh thiếp của họ lên hộp đựng danh thiếp của mình. Thay vào đó, hãy xếp danh thiếp trên bàn theo thứ tự chỗ ngồi (như hình bên dưới).
- Nếu trên bàn không còn nhiều chỗ trống, bạn có thể đặt các tấm danh thiếp vào bên trong hộp đựng danh thiếp của mình.
Những điều nên tránh
- Chạm vào biểu tượng (logo) của công ty đối tác khi nhận danh thiếp
- Rút danh thiếp trực tiếp từ túi áo, túi quần hoặc ví của bạn mà không có hộp đựng danh thiếp
- Đưa cho đối phương danh thiếp bị gấp, nhăn hoặc bẩn
- Mân mê danh thiếp của đối tác trong khi nói chuyện
- Sử dụng mặt sau danh thiếp của người khác để ghi chú
- Quên mang danh thiếp về
- Đưa danh thiếp từ bên này qua bên kia mặt bàn
Cách quản lý danh thiếp nhận được
Danh thiếp là tài nguyên vô cùng giá trị, mang thông tin liên lạc quan trọng như tên, công ty và phòng ban. Để có một mối quan hệ kinh doanh suôn sẻ và hiệu quả trong tương lai, chúng tôi khuyên bạn nên lập danh mục danh thiếp sau khi trao đổi.
Dù đã có những quy tắc bất thành văn như trên, thực tế không hiếm người ghi chú vào mặt sau của danh thiếp, chẳng hạn như ngày gặp hoặc đặc điểm của người đó. Tất nhiên, việc làm này trước mặt người đó là vô cùng bất lịch sự, vì vậy hãy để sau rồi hẵng làm! Một số công ty cũng có cơ sở dữ liệu danh thiếp, vì vậy bạn cũng đừng quên nhập thông tin vào đây nhé.
Hơn nữa, không nên vứt bỏ danh thiếp mà bạn không cần vì chúng chứa thông tin cá nhân. Thay vào đó, bạn hãy sử dụng máy hủy tài liệu.
Cách xử lý các tình huống khó xử khi trao đổi danh thiếp
◆Quên mang danh thiếp hoặc không mang đủ danh thiếp
Nếu bạn quên hoặc không mang đủ danh thiếp, đừng bao giờ nói “meishi wo wasuremashita” (Tôi quên danh thiếp mất rồi) hoặc “meishi ga arimasen” (Tôi không có danh thiếp). Thay vào đó, bạn nên xin lỗi “moushiwake gozaimasen, tadaima meishi wo kirashite orimashite…” (Tôi vô cùng xin lỗi, tôi vừa hết danh thiếp mất rồi…), sau đó giới thiệu rõ ràng về công ty, bộ phận và tên của bạn.
Tùy từng trường hợp, bạn có thể đưa danh thiếp của mình trong lần gặp tiếp theo, hoặc gửi qua email kèm theo lời giới thiệu ngắn gọn và lời xin lỗi sau cuộc họp để có thể tạo một ấn tượng tốt.
◆Bỏ lỡ phần trao đổi danh thiếp
Nếu bạn bỏ lỡ phần trao đổi danh thiếp do những trường hợp như đến muộn, hãy đợi đến khi cuộc trò chuyện kết thúc và nói, “osoreirimasu ga, omeishi wo ichimai itadakenai deshouka?” (Rất xin lỗi nhưng tôi có thể xin một tấm danh thiếp của bạn được không?). Điều này hoàn toàn có thể chấp nhận được trong môi trường công sở ở Nhật Bản.
Có thể bạn đang thắc mắc tại sao phải phức tạp như vậy. Đừng nghĩ rằng đây là quy tắc, hãy coi đây là những hướng dẫn để thể hiện sự tôn trọng và tránh xúc phạm đối phương. Nếu bạn dự định làm việc tại Nhật Bản, việc ghi nhớ những cử chỉ này là bước đầu tiên và vô cùng quan trọng để bạn xây dựng các mối quan hệ kinh doanh đáng tin cậy và phát triển sự nghiệp của bản thân!
