1. Chuẩn Bị Trước Khi Thôi Việc
Visa và chi phí sinh hoạt là hai yếu tố quan trọng bạn cần cân nhắc kỹ trước khi quyết định nghỉ việc.
Ngay cả khi visa lao động của bạn còn hiệu lực dài hạn (ví dụ còn hơn 1 năm), nếu bạn không tìm được công việc mới trong vòng 3 tháng kể từ ngày nghỉ việc, visa đó có thể sẽ mất hiệu lực. Khi đó, bạn sẽ bị xem là cư trú bất hợp pháp tại Nhật.
Do đó, trước khi làm thủ tục xin nghỉ việc, bạn nên xác định rõ kế hoạch tiếp theo:
- Chuyển sang công ty mới
- Chuyển đổi sang visa khác (ví dụ visa gia đình, du học…)
- Về nước hẳn
Việc chuẩn bị trước sẽ giúp bạn chủ động hơn trong các thủ tục sau này.
2. Khai Báo Khi Chuyển Việc
Khi đã chuyển sang công ty mới, bạn phải thông báo với Cục Quản lý Xuất nhập cảnh Nhật Bản (Nyukan) trong vòng 14 ngày. Thủ tục này gọi là:
契約機関に関する届出
(Thông báo thay đổi tổ chức ký hợp đồng)
Nếu không thông báo, bạn có thể gặp khó khăn trong quá trình gia hạn visa sau này.
Cách nộp:
- Nộp trực tiếp tại Cục XNC gần nhất (mang theo thẻ cư trú 在留カード)
- Hoặc gửi qua bưu điện (kèm bản photo 2 mặt của 在留カード) đến:
〒108-8255
東京都港区港南5-5-30
東京出入国在留管理局
在留管理情報部門 届出受付担当
Lưu ý:
- Ghi rõ dòng chữ 「届出書在中」 ngoài phong bì.
- Nếu quá hạn 14 ngày mà vẫn chưa báo, bạn nên hoàn thành thủ tục này càng sớm càng tốt.
Việc nộp thông báo này không ảnh hưởng đến kết quả gia hạn visa (không phải “đỗ” hay “trượt”) nhưng vẫn bắt buộc thực hiện.
3. Xin Giấy Chứng Nhận Tư Cách Lao Động (就労資格証明書)
Trong trường hợp bạn chuyển sang công việc hoàn toàn khác so với công việc trước đây, hoặc không liên quan đến bằng cấp của bạn, Cục XNC có thể từ chối gia hạn visa.
Để đảm bảo công việc mới phù hợp với tư cách lưu trú, bạn nên xin:
就労資格証明書 (Giấy chứng nhận tư cách lao động)
Giấy này xác nhận rằng công việc và công ty mới phù hợp với loại visa hiện tại của bạn.
Thủ tục:
Bạn cần nộp các giấy tờ liên quan tới:
- Công ty mới
- Nội dung công việc
- Hợp đồng lao động, v.v.
Nếu được cấp, việc gia hạn visa sau này sẽ đơn giản và an toàn hơn.
Lưu ý:
Trong thời gian chưa có công việc mới, bạn không được làm baito nếu visa hiện tại không cho phép. Vì vậy, nên dự trù chi phí sinh hoạt trong ít nhất 3 tháng.
4. Quy Định Về Thời Gian Báo Trước Khi Thôi Việc
▪ Nhân viên chính thức (正社員)
- Có thể xin nghỉ bất cứ lúc nào, nhưng cần báo trước tối thiểu 14 ngày (theo luật).
- Tuy nhiên, hầu hết các công ty yêu cầu báo trước 30 ngày.
- Nên báo sớm để tạo điều kiện bàn giao công việc và giữ hình ảnh chuyên nghiệp.
▪ Nhân viên hợp đồng (契約社員)
- Hợp đồng thường kéo dài từ 1 đến 3 năm.
- Trong năm đầu tiên, bạn không thể tự ý nghỉ việc nếu không có lý do đặc biệt (như bị bạo lực, vi phạm hợp đồng, lý do sức khỏe…).
- Sau 1 năm làm việc, bạn có quyền xin nghỉ như nhân viên chính thức, nhưng nên báo trước 30 ngày.
▪ Thực tập sinh kỹ năng (技能実習生)
- Tương tự nhân viên hợp đồng.
- Trong năm đầu tiên, hai bên không được đơn phương hủy hợp đồng nếu không có lý do chính đáng.
- Sau 1 năm, có thể xin nghỉ nhưng cần báo trước 30 ngày.
- Công ty không được phép đuổi việc thực tập sinh vì lý do kết hôn, mang thai, sinh con, nghỉ ốm…
5. Các Thủ Tục Cần Làm Khi Thôi Việc
📝 Nộp đơn xin nghỉ việc
- Nhân viên chính thức hoặc nhân viên hợp đồng nghỉ giữa chừng cần nộp 退職願 (Đơn xin nghỉ việc) hoặc 退職届 (Đơn thông báo nghỉ việc).
- Có thể viết tay hoặc đánh máy, viết dọc hoặc ngang đều được.
- Cho đơn vào phong bì ghi rõ 退職願 hoặc 退職届.
Trường hợp nghỉ đúng hạn hợp đồng: chỉ cần thông báo miệng là không gia hạn nữa.
📅 Thông báo ngày làm việc cuối cùng
- Thỏa thuận với công ty về ngày làm việc cuối cùng.
- Bạn có thể sử dụng ngày phép còn lại để nghỉ sớm hơn.
- Ví dụ: Nếu còn 10 ngày phép và công ty nghỉ Tết từ 29/12, bạn có thể kết thúc công việc từ 13/12 nếu ngày thôi việc là 31/12.
Lưu ý: Cả thực tập sinh cũng được luật quy định có 10–12 ngày phép/năm.
📄 Trả lại và nhận các giấy tờ cần thiết
Trả lại cho công ty:
- Máy tính, đồng phục, thẻ nhân viên, danh thiếp, thẻ bảo hiểm y tế…
Nhận lại:
- Sổ Nenkin (年金手帳) hoặc Giấy thông báo mã số Nenkin (基礎年金番号通知書) nếu bạn đã nhờ công ty giữ
- Giấy chứng nhận thôi việc (離職票 hoặc 退職証明書)
- Thẻ bảo hiểm lao động (雇用保険被保険者証)
- Giấy tổng hợp thu nhập & thuế (源泉徴収票)
Những giấy tờ này rất quan trọng cho việc xin việc mới, chuyển bảo hiểm, xin trợ cấp thất nghiệp, hoặc gia hạn visa sau này.
Nếu công ty chưa kịp cấp, họ sẽ gửi về địa chỉ nhà của bạn qua đường bưu điện.
Nếu bạn cần hỗ trợ về việc xin chuyển việc, xin visa, hay dịch thuật hồ sơ liên quan, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi qua FSO外国人支援事務所 — văn phòng hỗ trợ người nước ngoài tại Nhật.
