Trong quá trình tìm việc tại Nhật, các bạn sẽ thấy trên thông tin tuyển dụng có ghi điều kiện ứng tuyển về kỹ năng máy tính như “Yêu cầu sử dụng được kỹ năng máy tính cơ bản (PC基本操作) ” . Kỹ năng máy tính cơ bản ở đây có thể hiểu là việc sử dụng được các phần mềm Excel, Word, Powerpoint hay phần mềm gửi mail Outlook. Tuy nhiên, sử dụng mức độ như thế nào thì có thể gọi là có “Kỹ năng máy tính cơ bản”? PR về khả năng máy tính như thế nào khi nộp hồ sơ hay khi phỏng vấn? Trong bài viết dưới đây, Tomoni sẽ cùng các bạn tìm hiểu kỹ về các vấn đề trên nhé.
Kỹ năng máy tính cơ bản là gì
Mức độ sử dụng Excel
| Các task mức độ cơ bản | – 表の作成 (Tạo bảng) – 足し算、引き算、かけ算、割り算 (Sử dụng phép cộng, trừ, nhân, chia) – 印刷 (In ấn tài liệu) – 報告書のフォーマット作成 (Soạn thảo format cho báo cáo) – 簡単なエクセル関数（sum関数、average関数）(Sử dụng các hàm cơ bản trong excel như hàm Sum, Average) |
| Các task mức độ trung cấp | – レベルの高いエクセル関数（VLOOKUP関数）Sử dụng các hàm Excel ở cấp độ cao, ví dụ hàm VLOOKUP – ピボットテーブル Sử dụng bảng Pivot Table – エクセルマクロ Sử dụng Macro trong Excel |
Mức độ sử dụng Word
| Các task mức độ cơ bản | – 写真を貼る Chèn/dán ảnh vào văn bản – 表を載せる Tạo bảng – 文字を大きくする Thay đổi cỡ chữ – 色を変える Thay đổi màu chữ |
| Các task mức độ trung cấp | – 目次を作る Tạo mục lục – アウトライン（段落）を作成する Tạo Outline (đề mục) – 機密文書を背景い差し込む Chèn hình mờ vào các văn bản quan trọng – ハガキのサイズでの印刷 In ấn size Hagaki (thiệp) |
Mức độ sử dụng Powerpoint
Với Powerpoint, việc nắm được kỹ năng trình bày để đối phương hiểu rõ điều bạn muốn truyền đạt quan trọng hơn việc học các chức năng của phần mềm này. Cụ thể, bạn sẽ soạn thảo tài liệu tốt hơn nếu nắm được cách lựa chọn loại bảng phù hợp với nội dung, hay cách lựa chọn cỡ chữ, cách phối màu.
Mức độ sử dụng Outlook
Với phần mềm gửi/nhận mail, chỉ yêu cầu nắm được 3 nội dung căn bản dưới đây:
- Đính kèm file
- Phân biệt và sử dụng đúng cc/bcc
- Nội dung quan trọng cần được thể hiện trong tiêu đề của mail
Tăng cơ hội nhận Naitei với kỹ năng sử dụng máy tính cơ bản
Kỹ năng máy tính cơ bản đã được giải thích chi tiết ở nội dung trên. Tuy nhiên, nếu chỉ trình bày theo đúng những gì các bạn có thể sử dụng được, ví dụ như “Tôi có thể dùng được Macro trong Excel” cũng không làm tăng cơ hội nhận Naitei. Lý do bởi nhiều trường hợp người phỏng vấn cũng không nắm rõ về kỹ năng máy tính, cũng như điều người phỏng vấn muốn biết không phải là “Bạn có kỹ năng máy tính gì”, mà là “Bạn có những kỹ năng nào để xử lý tốt công việc”. Ngoài ra, tuỳ thuộc vào ngành nghề ứng tuyển mà bạn cần thay đổi cách trình bày để gây ấn tượng cho nhà tuyển dụng, mà điều đầu tiên là việc đọc thật kỹ thông tin tuyển dụng cũng như thông tin về doanh nghiệp để hiểu kỹ năng mà doanh nghiệp mong muốn. Chúng ta sẽ cùng tìm hiểu chi tiết về cách trình bày trong giấy tờ ứng tuyển, cũng như khi phỏng vấn để tăng cơ hội nhận Naitei.
Với CV/ Bản tường thuật chi tiết kinh nghiệm làm việc
Cùng xem xét lỗi cơ bản về cách ghi liên quan đến kỹ năng máy tính dưới đây:
VD 「Word、Excelは、業務上支障なく使用できます」(Tôi có thể sử dụng Word, Excel không gặp trở ngại gì trong công việc)
→ “Không gặp trở ngại gì trong công việc” chỉ có thể khẳng định với công việc trước đây của bạn. Bởi vậy, các nội dung như “Sử dụng được ở mức độ nào”, hay “Sử dụng Word/Excel để soạn thảo các tài liệu như thế nào” sẽ cụ thể và giúp nhà tuyển dụng hình dung rõ hơn về khả năng của bạn.
Hướng dẫn cách ghi Bản tường thuật chi tiết kinh nghiệm làm việc phù hợp với ngành nghề ứng tuyển.
| Ngành nghề | Nội dung công việc | Hướng dẫn cách ghi |
| 事務総務 (Văn phòng, tổng vụ) | Công việc văn phòng, tổng vụ tuỳ doanh nghiệp sẽ bao gồm nghiệp vụ chính là nghe/trả lời điện thoại và tiếp đón khách đến doanh nghiệp. Với các doanh nghiệp yêu cầu kỹ năng máy tính cho ngành nghề này, hầu hết sẽ yêu cầu kỹ năng soạn thảo văn bản với Word và sử dụng các hàm cơ bản với Excel. | – Word（文書作成・社内外資料作成：見積書、礼状作成、社内文書など – Excel（関数・データ表作成） – Access（データベースの入力・修正） |
| 経理 (Kế toán) | Công việc kế toán là liên quan đến các nghiệp vụ tính lương cho nhân viên cũng như các nghiệp vụ liên quan đến điều hành của công ty, bởi vậy công việc không chỉ đòi hỏi kỹ năng máy tính mà còn yêu cầu khả năng xử lý nghiệp vụ văn phòng một cách chính xác. | – 会計システム：弥生会計、勘定奉行、SAP等 – Word（提案書、見積書等のビジネス文書作成） – Excel（VLOOKUP、ピボットテーブル、IF関数等を利用したフォーマットの作成等） – PowerPoint（会議資料作成） – Access 請求書発行 |
| 人事 (Nhân sự) | Bộ phận nhân sự của doanh nghiệp thường sử dụng format văn bản có sẵn. Tuy nhiên bạn sẽ được đánh giá cao nếu có thể tự lập format các loại văn bản khác nhau. Ngoài ra, khả năng tổng hợp thông tin và trình bày trên Powerpoint cũng là kỹ năng cần thiết khi thực hiện các buổi giới thiệu về công ty hay các tài liệu đào tạo trong công ty. | – Word (社内外文書作成、データ・図版挿入など) – Excel (入社、退社などの社員管理、リスト作成・表計算など) – PowerPoint（会社説明会資料、社内向け文書作成、データ・図の挿入、スライド作成） |
Trong phỏng vấn xin việc
Ngoài cách trình bày trong Bản tường thuật chi tiết kinh nghiệm làm việc（職務経歴書）như được giới thiệu ở trên, bạn có thể gây ấn tượng với nhà tuyển dụng về kỹ năng máy tính của bản thân trong quá trình phỏng vấn.
Tuy nhiên, lưu ý nhà phỏng vấn không muốn biết cụ thể về kỹ năng máy tính của bạn, mà muốn biết về bạn có khả năng cụ thể gì để thực hiện công việc. Cụ thể, chúng ta hãy xem xét hai cách trình bày dưới đây:
Bạn A: 「エクセルマクロやピボットテーブルを使えます」(Tôi có thể sử dụng Macro và bảng Pivot Table trong Excel)
Bạn B: 「マクロを使って年間100時間以上の業務効率化をしてきました」(Tôi sử dụng công cụ Macro để tối ưu hóa công việc, ước tính giảm hơn 100 tiếng/ năm với kỹ năng này)
Giữa hai cách nói trên, rõ ràng cách trình bày của B sẽ khiến B có khả năng nhận được Naitei cao hơn so với A, vì thể hiện rõ thực lực của mình qua con số một cách dễ hiểu. Bằng cách sử dụng con số để cụ thể hoá về khả năng máy tính của bản thân, bạn sẽ khiến những nhà tuyển dụng không hiểu rõ về kỹ năng máy tính, hay không có nhiều quan tâm cũng sẽ ấn tượng hơn về bạn. Nắm rõ cách trình bày này, bạn có thể học/tìm hiểu kỹ năng máy tính với mục tiêu đưa ra được các con số/ kết quả cụ thể.
Cách để tự học nâng cao kỹ năng máy tính
Có ba cách để tự học nâng cao kỹ năng máy tính là: 1- qua sách tham khảo, 2- tự tra cứu trên mạng và đăng ký khoá học online. Với mục đích học để nâng cao kỹ năng máy tính để làm căn cứ cho những nội dung viết trong CV/ Bản kê khai chi tiết về kinh nghiệm làm việc, các bạn có thể tìm kiếm cách tự học dựa trên các từ khoá được giới thiệu ở trên.
Cụ thể, có thể tìm sách tham khảo/tra cứu trang web với từ khoá ビジネス書類テンプレート hay là Word テンプレート/ Excel テンプレート/ Powerpoint テンプレート. Các bạn cũng có thể dùng từ khoá cụ thể hơn như 企画書/報告書テンプレート để nắm rõ về format/ nội dung cần có cho từng loại văn bản, từ đó tự luyện tập để lập mẫu văn bản từ đầu.
Website tham khảo:
Tìm hiểu về nội dung cơ bản liên quan đến các loại tài liệu trong công ty:
Tìm hiểu các văn bản thường dùng trong nội bộ công ty Nhật
Kiến thức cơ bản về sử dụng font chữ tiếng Nhật trong văn bản business
Trang web tổng hợp rất nhiều mẫu template được xếp theo 社外文書・社内文書・会社書式 với nhiều mẫu tham khảo chi tiết:
Trang web đang tải cách sử dụng nhiều chức năng trong Word, Excel hay Powerpoint. Bạn có thể tham khảo để tự mình soạn thảo một mẫu văn bản từ đầu.
Tìm hiểu các chức năng trong Word
Tìm hiểu các chức năng trong Excel
Tìm hiểu các chức năng trong Powerpoint
Ngoài ra, bạn cũng có thể tham khảo thêm về các khoá học online để tiết kiệm thời gian và được hướng dẫn một cách bài bản về kỹ năng máy tính.
